Datamängder och distributioner

Kontrollera datamängder

Det är bra att börja med att försöka undvika dubbelarbete. Därför börjar vi med att kontrollera om någon redan arbetat med datamängden vi vill publicera eller förbättra.

Sök datamängd

Om du inte hittar den datamängd du har uppgraderat från Förslag - använd sökfunktionen för att söka bland tillgängliga datamängder i katalogen.

Uppdatera existerande datamängd

Välj datamängd

När du hittat den datamängd du ska beskriva - klicka på namnet på den datamängd du har uppgraderat.

Det här tar dig in i en översiktsvy för datamängden du valt.

Klicka sedan på “Redigera datamängd”.

Disposition

För att göra det lättare att överblicka datamängd kan du använda dig av funktionen disposition till höger för att navigera till fält du vill redigera.

När du klickar på ett fält i dispositionen som du vill redigera så förflyttas du dit och fältets titel markeras tillfälligt.

Därefter kan du förflytta dig till andra fält du även vill redigera.

Beskriva datamängder

I detta steg lägger du till eller redigerar beskrivningar (metadatafält).

En datamängd kan beskrivas med metadatastandarden DCAT-AP genom att klicka på listraden eller via menyn "Redigera". Precis som metadatadialogen för själva katalogen datamängdens egenskaper organiserade i obligatorisk, rekommenderad och valfri.

De fält du måste fylla i enligt organisationens krav är märkta som asterisker som visar att de är obligatoriska och ligger under fliken “Obligatoriskt”. Detta syns alltid som standard.

De fält som är rekommenderade eller frivilliga enligt organisationens rutin och vald applikationsprofil kan du aktivera genom att klicka på “Rekommenderat” och “Frivilligt” i svart. Tänk på att det kan vara obligatoriskt i din organisation att fylla i obligatoriska metadatafält på flera språk. När du redigerar en datamängd kanske du ska se till att ange vissa fält på både ditt språk och ytterligare ett språk för att datamängden ska synas, förstås och användas mera. Dessa fält kan t.ex.: Titel, Beskrivning, och Nyckelord. På så sätt kan kollegor och andra användare av datamängder enklare hitta och göra mer nytta.

Titel - Lägg till eller redigera

Denna titel bör vara den titel du skrev in när datamängden var en Förslag. Du kan uppdatera för att förtydliga och förbättra. Tänk på att även lägga till titel på engelska om det inte finns med sen tidigare steg.

Beskrivning - Lägg till eller redigera

Beskrivningen kan redigera här och förbättra från den du satte i vyn med förslag.

Tillhandahållande organisation

Utgivare, vid fall av extern datamängd

När en extern datavärd förvaltar datamängd på uppdrag av organisationen ska den organisationen stå som utgivare av datamängden. Detta är för att organisationen endast kan ställa krav på hur den externa datavärden ska förvalta datamängden men i praktiken inte kan utöva kontroll, t.ex. myndighetskontroll utöver den.

Kontakt

En datamängd behöver en kontakt, oftast dataägaren, för att organisationen ska kunna hålla koll på vilken avdelning eller person som uppdaterar och underhåller datamängden. Detta kan vara en individ eller organisation (avdelning eller enhet) inom organisationen med funktionsadress. Välj en kontakt ur listan eller skapa en om det inte finns någon.

Välj kontakt

Välj en kontakt i rullgardinslistan.

Annars behöver du skapa kontakt, antingen individ eller organisation, t.ex. funktionsadress för projekt, avdelning eller enhet.

Skapa kontakt

Klicka på förstoringsglaset för att bläddra bland alla kontakter eller skapa en kontakt.

Om du inte kan välja en kontakt i listan - klicka på "+ Skapa".

Välj Individ eller Organisation och fyll i obligatoriska fält, gärna även rekommenderade fält. Frivilliga fält finns ej. Klicka sedan på Spara.

Sen är kontakten ifylld i datamängdens beskrivning.

Nyckelord, kategorier och kopplade terminologier

För att göra datamängden sökbar, och därmed möjlig att hitta, behöver du beskriva den genom att definiera nyckelord, kategorier och ämnesord (t.ex. via länkade eller importerade terminologier som GEMET från EU). Att fylla i de olika fälten kan kräva lite eftertanke och arbete men de är mycket viktiga för att göra det möjligt att hitta datamängderna, både i vår egen katalog men också i andra kataloger som skördar vår katalog (t.ex dataportal.se).

Nyckelord

Beskriv datamängden med egna nyckelord, ett per rad utan kommatecken. Skapa en ny rad med plus-tecknet (+).

Kategori (Data Theme Vocabulary)

Välj en eller flera ämneskategorier enligt Data Theme Vocabulary där din datamängd passar in. Kategori (Data Theme Vocabulary)

Datum – Utgivningsdatum – Ändringsdatum

Datum – Utgivningsdatum – Ändringsdatum

Ange datamängdens utgivningsdatum samt eventuellt ändringsdatum, vid underhåll.

Tidsperiod

Metadatafältet Tidsperiod under fliken Frivilligt betyder att du kan ange den tidsperiod som datamängden gäller, t.ex. mellan ett antal månader samma år eller ett antal år, eller dagar samma vecka. Du kan ange detta genom att skriva in datumet eller genom att klicka på kalenderikonen. Detta gäller både för tidsperiodens start eller slut.

Språk

Lägg till ett eller flera språk som datamängden är tillgänglig som.

Ingångssida

Den här egenskapen hänvisar till en webbsida som ger tillgång till datamängden eller dess distributioner och/eller ytterligare information. Den bör peka på en landningssida hos den ursprungliga dataleverantören och inte till en sida på en webbplats av en tredje part, såsom en aggregator.

Uppfyller

Med denna egenskapen kan du hänvisa till en tillämpningsföreskrift eller annan specifikation. Det går t.ex. att hänvisa till något du importerat eller länkat till i funktionen Dokument. Du kan t.ex. välja en specifikation du importerat från en dataportal.

Namngivet geografiskt område

Ange här geografiskt område. Exempel med koordinater för Sverige finns på: geonames.org.

Du kan välja bland geografiska områden på detaljerad nivå i menyn.

Geografiskt område

Du kan skapa en omskrivande rektangel för att visa vart data omfattas. Du kan använda knappnålen eller rita ett område genom att placera två punkter på diagonalen i kartan. Alternativt kan du skriva in koordinater för att göra en omskrivande rektangel. För Sverige är det följande som gäller:

• Norr: 69.5

• Syd: 54.5

• Väst: 9.5

• Öst: 25.5

Åtkomsträttighet för sekretessklassade datamängder

För datamängder som har känsliga personuppgifter eller annan sekretessklassad data behöver du ange korrekt inställning på åtkomsträttighet. Under fältet Åtkomsträttigheter anger du Begränsad för att tydliggöra till att datamängden med distributioner inte är tillgänglig som öppna data. Observera att metadata bör publiceras men att distributioner inte bör skapas till dessa datamängder.

Tabellvy

Du kan även redigera beskrivningar och sätta metadata via tabellvy på flera datamängder samtidigt.

Håll muspekaren över det fält du vill editera.

Klicka sedan på fältet du vill redigera och beskriv med värde ur rullgardinlista eller fritext.

Klicka sedan någon annanstans än popup-rutan och se att raden i listan blir markerad som ändrad i ett fält.

Klicka sedan "Spara" för att spara dina ändringar eller "Förkasta" om du inte vill spara en eller flera ändringar du gjort.

Lägg till datamängd

Skapa datamängd från mall

Du kan även skapa en datamängd från en mall.

Kopiera datamängd

Du kan kopiera datamängder som finns i din katalog. Detta är praktiskt för att kunna återanvända generella metadata och beskrivningar du eller andra användare annars behöver fylla i gång på gång.

Via gränssnitt fungerar det att kopiera datamängden inom den delade katalogen. Du kan därför skapa en eller flera datamängder utan distributioner som kan fungera som mallar för andra datamängder. Du kan bland annat ha beskrivit dessa datamängder som är anpassade till specifika behov, t.ex. olika kategorier som Ekonomi och finans, Befolkning och samhälle, Energi eller Hälsa. I denna delade katalog kan det endast vara öppna data enligt öppna data-lagen och PSI-direktivet som du kan jobba med i denna delade katalog, det vill säga DCAT-AP-SE.

Börja med att skapa en datamängd som du kan beskriva med korrekt metadata. Du kan skapa olika specifika mallar, t.ex. en för öppna data, en för delade data, en för öppna geodata och så vidare.

Nästa steg är att trycka på knappen "Kopiera" för att kopiera förslaget eller datamängden.

Bekräfta sedan att du vill kopiera datamängden utan distributioner.

Ändra sedan titeln för din kopia till en unik titel och fortsätt beskriva den med unika metadata för den nya datamängden baserat på din kopia. Klicka på spara när du är klar.

Distributioner

Lägga till distributioner

Distributioner är manifestationen av en datamängd. Vanligtvis finns en distribution per format. T.ex. har en datamängd två länkade distributioner så att den kan laddas ner som t.ex. CSV-fil och att det även finns åtkomst via ett API. Det finns ingen gräns för antalet distributioner per datamängd. Dock så rekommenderas det att inte ha fler än en distribution per tekniskt tillgängligt format vilket betyder att det bara får finnas t.ex. en distribution som har CSV-filer, en distribution som har JSON och t.ex. en distribution som har ODS-filer. I delad metadatakatalog kan användare bara arbeta med distributioner som är externa API:er eller externa filer som alltså är API:er från andra system eller filer lagrade i andra datalagringsystem som tillåter nedladdning utifrån den egna IT-miljön.

Skapa första distribution

En distribution skapas för en datamängd genom att klicka på skapa-knappen i datamängdens listrad.

Beskriv distribution

En enskild distribution kan bestå av flera filer som du länkar till. Detta är särskilt användbart om en datamängd innehåller tidsserier som regelbundet uppdateras/utökas. Det är tillräckligt att bara lägga till ny data till en befintlig distribution, istället för att ersätta alla data för distributionen.

Skapa Utforska API-knapp för distribution

1. Lägg upp distribution och ange i metadata att den försörjs av datatjänsten.
2. Lägg upp datatjänst och ange i metadata att datatjänster försörjer datamängden.
3. Ange länk till API:ets "swagger.json"-fil.
4. Aktivera så kallad CORS-header vid din API-lösning. Detta krävs för att dataportal.se ska kunna göra en "Utforska API"-knapp.

Rekommenderad beskrivning av distribution

Licens

Detta fält finns under distributioner och det är obligatoriskt att ange licens för distributionen. Välj licensen som gäller för distributionen även om du också angivit den för datamängden. Creative Commons Zero Public Domain 1.0 (CC0 1.0) är ofta standard för öppna data och organisationer och rekommenderas av Digg och Patent- och Registreringsverket (PRV). Den licens som organisationen har valt att arbeta med finns ofta förklarad i organisationens dokument "Rutin för vidareutnyttjande av information" som lämpar sig att länka till i funktionen dokument.

Format

Beskriv vilket format det är på din distribution. Välj i listan av olika tekniska format som tagaren av data tar del av. Du kan välja i listorna bland "Vanliga mediatyper", "Geografiska mediatyper" eller ange "Övriga mediatyper" som text. För att ange övriga mediatyper i MIME-format finns en komplett lista hos organisationen IANA.

Externt API eller extern fil som distribution

Detta sätt att tillgängliggöra data görs genom en URL-länk du anger till ett externt API eller extern fil. Det systemet uppdaterar sitt API när det finns uppdateringar. Detta sätt lämpar sig då det endast går att arbeta med externa APIer och externt länkade filer i delad metadatakatalog.

Utgå från översikten för datamängden. När beskrivningen är korrekt kan du lägga till en Distribution.

För att göra det klickar du på (+) Plus-ikonen till höger om Distributioner.

Välj sedan “Webbadress för åtkomst” och klistra in en länk från ett API som slutar på till exempel “.json”.

Du kan ange uppdateringsfrekvens från API:et, till exempel dagligen, veckovis, månadsvis eller annat.

Sen klickar du på “Rekommenderat” och även “Frivilligt”.

Fyll i titel, beskrivning, formatet på filen och licensen (troligtvis CC0 1.0) som organisationen använder för att göra det tydligare för andra publicister och tagare av data hur de kommer åt distributionen och hur de får använda den - i detta fall hur de vill då det licensierats som en allmänning (öppna data).

Kom ihåg att klicka på "Skapa" längst ned för att spara.

Publicera

Tillgängliggör publicering

Vill du veta om katalogen du arbetar i är publicerad och därmed är Publik? I så fall ska knappen Publik synas och vara möjlig att klicka på. Om denna knapp inte syns eller inte går att klicka på så behöver du eller kollega som är Gruppansvarig publicera den Katalog du använder. Se i så fall översikt över Kataloger och klicka på den röda knappen för den opublicerade katalogen och aktivera den.

Förhandsvisa innan publicering

Innan du publicerar kan du förhandsvisa datamängden. Utgå från översiktsvyn och välj Förhandsvisa. Detta öppnar som standard en ny flik att växla till.

Detta är för att se att datamängden och beskrivningar är korrekta och få en inblick över hur det kommer se ut för tagare av data på till exempel dataportaler.

När du tittat klart på förhandsvisningen kan du stänga fliken eller backa tillbaka och antingen fortsätta beskriva genom "Redigera" eller gå till att Publicera.

Publicera med knappen Status

När du är färdig med beskrivningen av din datamängd och dina distributioner så ställer du dig i översiktsvyn för din datamängd. Om du inte kan klicka på reglaget så att det blir grönt eller får ett popup-meddelande vid muspekaren som säger att den "omgivande katalogen inte är publik" så kontaktar du Digg. Då har du antingen inte fått de korrekta rättigheter att publicera alternativt att din katalog ännu inte publicerats och gjorts i ordning. Kontakta kundtjänst på Digg för åtgärd.

Där finns en knapp till höger som heter Status. Den är dragen till vänster och det står "Opublicerad" under och därmed är datamängden inte publicerad. Om du eller en kollega redan har publicerat datamängden har den växlat till höger och det står "Publicerad" och visar därmed att publicering är aktiv.

Härnäst kan du arbeta på hur du och din enhet ska underhålla datamängden.

Underhåll

Redigera

För att redigera och uppdatera metadata i en distribution klickar du på distributionen eller alternativmenyn och sedan på "Redigera". Sedan kan du redigera som när du skapade distributionen med fält som är obligatoriska, rekommenderade och frivilliga. Du kan ändra beskrivningar i existerande fält och lägga till metadata i fält som du tidigare inte fyllt i. Du kan till exempel lägga till i fält som kan beskrivas om du trycker på “Rekommenderat” och “Frivilligt” för att få möjlighet att förbättra metadata.

Ta bort

Vill du ta bort en distribution klickar du på alternativmenyn och ta bort.

Sen bekräfta att du vill ta bort distributionen.

Översikt

Här kan du se en översikt av olika filer i fil-distributionen. Denna funktion lämpar sig om du lägger till en eller flera uppdaterade filer i distributionen per ny tidsperiod, t.ex. data för en ny månad på månatlig basis. Eller om du ersätter fil med ytterligare uppdaterade data.

Uppdateringsfrekvens

Baserat på det du har beskrivit i fältet “Uppdateringsfrekvens” så bör du uppdatera din datamängd enligt angiven frekvens. Förslagsvis kan du sätta påminnelser i din kalender eller i projektledningsverktyg för att påminna dig om att uppdatera datamängden enligt angiven uppdateringsfrekvens. En datamängd som inte är uppdaterad enligt angiven uppdateringsfrekvens kan leda till att tagare av data kontaktar dig eller din organisation för att notifiera er om att datamängden inte är uppdaterad. Det kan skapa merarbete och det är att föredra att uppdatera proaktivt enligt uppdateringsfrekevensen.